Новые правила цифрового этикета

Где бы вы ни работали, скорее всего за последний год вам приходилось общаться по работе в мессенджере, по электронной почте или зуме. Если до этого вы были максимально далеки от диджитала и удалёнки, перемены в деловом общении могут даваться непросто — особенно когда речь идёт об общении с новыми людьми. На помощь приходят универсальные правила диджитал-этикета. Редакция Inplace разобралась, как успешно решать рабочие вопросы удалённо и быть приятным коллегой в 2021-м.

 

Выбираем способ общения

 

Электронная почта остаётся привычным большинству инструментом для делового общения. Если вы контактируете с человеком впервые, лучше начать именно с неё и уже потом переходить в мессенджеры, которые используют в основном для личного общения. Писать с деловым предложением в соцсети стоит только в случае, если человек ведёт свою личную страницу как эксперт.

После первого контакта можно обговорить формат будущей коммуникации, чтобы найти способ, который устроит всех. А вот с телефонными звонками стоит быть аккуратнее: этот формат устаревает и уже сейчас может восприниматься как вторжение в личное пространство, а частота спам-звонков только усиливает эту тенденцию. Иногда вопрос действительно удобнее решить по телефону — в этом случае постарайтесь договориться о звонке заранее. Похожая ситуация с голосовыми: у многих они вызывают негатив, а значит, лучше перестраховаться и быть уверенным, что собеседник ничего не имеет против.

 

Правила деловой переписки

 

Структурированная рабочая переписка — половина успеха. Обеспечить его помогут следующие пункты:
 

  • Разделяйте переписку по задачам и ставьте в копию только нужных людей. Так информация по вопросу всегда будет под рукой и никто не будет отвлекаться на чужие задачи.
  • Шрифтовое оформление. Желание разнообразить рабочую переписку может побудить пустить в ход яркие цвета, смайлики, курсив, подчёркивания и «болды»... Не стоит! Почтовый сервер адресата может перекодировать такое креативное форматирование в набор нечитаемых знаков. Кроме того, пёстрый текст просто утомляет глаза. Исключение — ответы на вопросы и расстановка акцентов. 
  • Корректно указывайте тему письма — из неё должно быть понятно, о чём оно. То же самое с названиями файлов, которые вы прикрепляете.
  • Старайтесь писать лаконично. Если без длинного текста не обойтись, разбивайте его на пункты.
  • Следите за орфографией и пунктуацией: ошибки легко могут испортить впечатление о вас как о профессионале. 
  • В начале общения с человеком лучше обойтись без смайликов, мемов и гифок: они могут восприниматься, как излишнее сокращение дистанции.
  • Избегайте штампов. «Доброго времени суток», «прошу оперативно», «заранее спасибо» и другие подобные выражения вряд ли вызовут у собеседника хорошие эмоции.
  • Файлы и документы пересылайте только через электронную почту. Выбирая для этого мессенджер, вы заставляете адресата проходить квест по передаче таблиц или текстов с мобильного на компьютер. Если файл тяжёлый, отправьте вместо него ссылку на диск или облачное хранилище. 
  • Общепринятый срок ответа на деловое письмо — сутки. Если вам требуется больше времени, вежливым будет написать промежуточный ответ. Сообщите, что увидели сообщение и вернётесь с ответом позже. 
  • И, наконец, помните, что любые ваши действия в интернете сохраняются там навсегда, — и никогда не пишите сообщения на эмоциях. Если назревает конфликт, возьмите паузу, переключитесь и возвращайтесь к переписке с холодной головой.

 

Как сделать онлайн-встречи эффективными

 

Основная рекомендация — готовьтесь к онлайн-встречам так же, как к обычным: вникните в тему, заготовьте вопросы для обсуждения, запаситесь блокнотом и ручкой, выключите звук на гаджетах. Ну и несколько дополнительных советов:

 

  • Не опаздывайте! Опаздывать на онлайн-встречи — ещё хуже, чем на офисные митинги. Экономия времени — один из главных аргументов в пользу созвонов в интернете, так что отговорка «пробки в городе» здесь не работает. Заранее зарядите устройства, проверьте интернет, камеру, микрофон и динамики — и зайдите на встречу чуть-чуть раньше срока.
  • Соблюдайте дресс-код. Даже если вы выходите на связь из дома, у собеседников не должно возникать ощущения, что вас оторвали от домашних дел. Да, костюм можно не надевать и, в принципе, по видеосвязи не слишком видно, насколько свежа ваша прическа, но общая картинка должна быть аккуратной. Поищите нейтральный фон, чтобы коллегам не приходилось отвлекаться от темы (и чтобы они не узнали о вас что-то лишнее).
  • Старайтесь подключаться через компьютер или ноутбук. Если вынуждены присоединяться к конференции с телефона, предупредите организатора встречи и извинитесь перед участниками за возможные помехи.
  • Не садитесь спиной к окну: в этом случае вместо вашего лица собеседники увидят тёмное пятно. Это правило особенно важно для тех, кто проходит онлайн-собеседование. В идеале камера должна располагаться на уровне лица: это создаст привычный для очной встречи ракурс и поможет снять лишнее напряжение с шеи.
  • Для более качественного звука используйте наушники с микрофоном и созванивайтесь из помещений, где есть мягкие предметы, поглощающие звук.
  • После онлайн-встреч, в том числе и внутренних, обязательно составляйте follow-up — документ с итогами разговора — и вышлите его участникам. Это даст гарантию, что вы поняли друг друга, и поможет избежать конфликтов. 

Вот мы и подошли к финальному — но не по значимости — пункту нашего списка. Безусловно, удалённая работа размывает границу между личным и рабочим — и вот сообщение ближе к ночи уже не кажется нарушением этикета, ведь прочитать его можно и позже. Но каким бы близким ни было ваше общение с коллегами и партнёрами, помните, что все имеют право на отдых и приватность.